Conduire la réflexion et accompagner le changement en vous aidant à transformer vos choix en réalité opérationnelle
ACTIS-Innovation vous assiste au quotidien dans la conduite de vos opérations et projets informatiques et métiers, et vous accompagne dans la formalisation des marchés et la conduite du changement induite par les évolutions règlementaires ou structurelles, en intégrant toutes les dimensions méthodologiques, numériques, et d’archivage électronique pour en faire une réalité opérationnelle à moyen et long terme.
Il importe dans le contexte spécifique de chaque Client et du délai de leurs projets à engager, en fonction des priorités, de valider l'opportunité et la faisabilité des projets d'évolution dans leur ensemble, en particulier sur les volets temporel, technique, fonctionnel et financier (conduire au respect des axes stratégiques de l'entité), puis de dérouler et piloter les actions de mise en œuvre aux côtés des équipes Clients.
Pour cela, nous accompagnons opérationnellement l'évolution de l'organisation de l'entreprise, et nous recensons pour chaque projet engagé les solutions opérationnelles permettant de répondre au périmètre fonctionnel et technique du projet, à la mesure de l'impact sur les services concernés de la structure et la précision des objectifs en qualité de service et en volume. Une indication concernant les enjeux et les risques, les avantages et les inconvénients et les coûts et les gains potentiels apparaît aussi dans nos missions d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage.
Pour la partie spécifications, nous nous basons généralement sur des entretiens avec les acteurs représentatifs du projet :
Sur le plan méthodologique, nous proposons pour chaque mission d'Assistance à Maitrise d'Ouvrage liée à un projet d'évolution ou de restructuration métier une analyse du croisement des trois approches concourant à définir la cohérence et le périmètre du projet de refonte :
Le croisement de ces 3 approches (le Besoin, la Demande et l’Offre) proposé par ACTIS-Innovation est une combinaison d’hypothèses sur les plans fonctionnel, métier, technique, intégration, coûts et qualité de service, issue de notre connaissance et de notre expertise en définition et mise en œuvre de systèmes ou de solutions logicielles comparables,
En faisant ressortir le côté didactique / facilité d’accès à l’information pour les utilisateurs concernés, ou les citoyens lorsque cela touche le public, et d’accès aux documents manipulés par les agents dans leurs applicatifs métiers ou bases de données fonctionnelles.
Enfin, après une analyse des solutions possibles sur une échelle de déployabilité dans le contexte du Client (qui amène parfois à réaliser un Benchmark de ces solutions), une ou plusieurs orientations de solution sont proposées sous forme de scénario.
Nos Consultants s’attachent donc à réaliser une analyse des solutions possibles sur une échelle de déployabilité dans le contexte spécifique du Client, au terme de laquelle une ou plusieurs orientations de solutions sont proposées sous forme de scénario, en trois catégories ::
Pour assister nos Clients dans une mise en œuvre optimale des évolutions de leurs Systèmes d'Information et garantir la réussite du déploiement de nouveaux outils au sein de leurs structures et services, nous mettons généralement en œuvre notre démarche de Conduite du Changement comme méthodologie d'accompagnement, pour :
Selon les principes mis en œuvre par ACTIS-Innovation, l'équation ci-dessous modélise les conditions pour qu'un changement décidé dans une organisation se déclenche effectivement et aboutisse de manière positive :
Notre Démarche de Conduite du Changement s'appuie ainsi sur 6 leviers d'action qui doivent impérativement être mis en œuvre pour garantir la conduite effective et attendue du changement :
Se donner les moyens de mener une réflexion sur ces 6 leviers et réaliser ces actions durant le projet, de façon complète, est une des conditions de la réussite d'un projet.
La méthode proposée par ACTIS-Innovation et décrite ci-après s'insère parfaitement dans une démarche de type Assistance à Maîtrise d'Ouvrage, Etudes Métiers et Formalisation de Cahiers des Charges et offre le double avantage :
La méthode ainsi proposée est utilisée quotidiennement par nos équipes. Elle autorise :
‣ Une approche itérative, par affinages successifs ;
‣ L'instauration d'échanges réguliers et structurés avec les projets permettant une avancée synchronisée des composantes fonctionnelles, organisationnelle, technique et budgétaire du marché à contractualiser ;
‣ Une approche par scénarios métiers mettant en évidence, chaque fois que nécessaire, les alternatives se présentant et les avantages et inconvénients qu'elles présentent (état de l'art, impacts fonctionnels, économiques et techniques). Cette analyse de scénarios permet, au fur et à mesure de la définition de la solution ou de la prestation à acquérir, de progresser dans les standards et dans l'analyse financière de chaque sous-ensemble du projet en connaissance de cause dans les choix effectués.
Sur ces bases, ACTIS-Innovation rédige le ou les Cahiers des Charges des consultations en coordination avec la DSI et le service des marchés de nos Clients et participent à la définition des documents nécessaires à la consultation (Dossier de Consultation pour les Entreprises). Il s’agit, selon le type de marché choisi (MAPA, Ouvert, Dialogue Compétitif, Performances), des documents suivants : RC, CCTP, B.P.U, D.Q.E, D.P.G.F, AE, ... et annexes nécessaires.
Nos consultants, qui maîtrisent parfaitement l’Ordonnance des Marchés Publics (CMP), participent également à la définition des critères de jugement des candidatures et à la rédaction d’une grille d’évaluation et d’analyse des offres alignées sur les critères techniques et financiers de la consultation, en identifiant les sous-critères permettant d’évaluer les offres : définition, limites de valeurs, commentaires de notation génériques, pourcentages pour calculer les critères, …
Les grilles proposées par ACTIS-Innovation sont des matrices de conformité technico-fonctionnelles, des évaluations de sous-critères, des grilles représentant les critères publiés au Règlement de Consultation, …
La méthode de Conduite et Pilotage de Projets proposée par ACTIS-Innovation s'appuie sur une base méthodologique rigoureuse et normalisée, et se veut efficace et pragmatique dans la maîtrise de grands projets de déploiement et de mise en œuvre de Systèmes d'Information techniques et applicatifs, car elle est :
‣ Participative : la gestion de projets concerne tous les membres de l'équipe projet, car elle autorise délégation, contrôle et responsabilisation,
‣ Productive :par une construction de la gestion de projets qui s'appuie sur les éléments et produits déjà existants au sein des projets menés par ACTIS-Innovation,
‣ Opérationnelle par la mise en place d'un dispositif de gestion de projets adapté à la taille des projets, à la culture de l'équipe, à l'organisation en place.
L’approche de gouvernance et de pilotage de projet proposée par ACTIS-Innovation permet ainsi de ne pas subir la gestion de projets comme une contrainte, mais bien de l'appréhender comme un formidable outil pour les différents acteurs du projet, destiné à :
Telles que nos expériences de pilotage nous ont permis de le définir, les différentes phases composant les projets de systèmes d’information et de communication doivent être ordonnancées avec rigueur dans un plan d'intervention global, validé par tous les acteurs du projet :
