Audit et diagnostic de systèmes et d’organisations

Prendre la mesure de vos outils et services et formuler les bonnes recommandations

Pour prévoir l’évolution ou le remplacement de vos outils et applications métiers, ou pour vous aider à repenser votre organisation informatique, ACTIS-Innovation procède généralement à un Audit de l’existant et des besoins, et formule des recommandations adaptées et pertinentes basées sur l’usage de ces solutions ou sur les enjeux à atteindre, en les challengeant par un benchmark pour en vérifier l’acceptabilité et la faisabilité.

Audit et diagnostic de SI

Sur ce type de missions, l’étude de l’existant et des besoins et le diagnostic global proposés par ACTIS-Innovation permettent d’évaluer le fonctionnement actuel des systèmes ou organisations audités pour notre client et la valeur des services rendus, et d’envisager les pistes d’amélioration nécessaires en se basant sur un outil d’Analyse de la Valeur pertinent : la plateforme ANAVAL d’ACTIS-Innovation :

La tactique de déroulement de l’Audit est fixée au cas par cas selon le type de diagnostic, d’étude, de préfiguration, de renouvellement, de conception, son contexte, ses objectifs, ... L'étape de cadrage et de prise de connaissance permet de recueillir tous les éléments spécifiques permettant de définir le bon déroulement de l’Audit :

‣ Contexte de l’Audit, enjeux, …

‣ Dimensions : conceptuelle, technique, organisationnelle, stratégique, ...

‣ Objectifs globaux et sous-objectifs, dont stratégique, faisabilité, ...

‣ Etat de l'Art : analyse des produits et solutions adaptés du domaine

‣ Contraintes : méthode, techniques, fonctionnelles, opérationnelles, budgétaires, ...

‣ Livrables, Charges et Délais, ...

La stratégie de l'étude est systématiquement élaborée en commun accord avec le Client, ce qui permet de situer la réflexion bien en amont (les Systèmes d’Information) et cadrer l’assistance mise en œuvre par nos Consultants, qui consiste à :

  • Fournir une aide organisationnelle, technique et opérationnelle pour analyser les éléments actifs à auditer (Equipes DSI, Infrastructures et Applications Métiers et collaboratives), en favorisant une démarche participative avec les agents et avec le Service Informatique
  • Etablir un état des lieux précis des systèmes, réseaux, Postes de Travail, Sécurité, … et un diagnostic des dysfonctionnements de l’organisation actuelle et de l’Exploitation faisant apparaitre les forces et faiblesses informatiques et métiers de la Direction auditée
  • Déterminer les pistes d’amélioration, en particulier :

    • - Sur l’infrastructure générale de l’Informatique dans l’entreprise (sur ses différents sites)

    - Sur l’organisation mise en place par la Direction Générale et le service Informatique pour conduire et mener à bien les projets informatiques et métiers engagés

    - Sur les contrats éditeurs et sous-traitants, et notamment l’infogérance, le support, leur aptitude à gérer les situations propres au client

    - Sur le financement des projets d’évolution informatique et le retour sur investissement lié

    - Sur la politique de Sécurité et de conformité aux Référentiels applicables à chaque client

  • Formaliser l’état des Lieux de son système d’information dans un rapport de diagnostic précis et détaillé définissant les axes prioritaires d’évolution des SI (recommandations)
  • Déterminer les projets à conduire, en proposer une priorisation et des scénarios sous forme de plan d’action chiffré dans le temps
  • S’inscrire avec ACTIS-Innovation dans une véritable dynamique de co-construction d’une vision SI cible, pragmatique et partagée par tous les acteurs impliqués (Direction Générale, services administratifs, services opérationnels, support aux équipes, relations avec le citoyen, …)
  • Mettre en évidence les prérequis nécessaires à chaque projet et les interactions entre projets : optimisation, interfaces, rationalisation, mutualisation, dématérialisation, transformation digitale …
  • Evaluer les ressources techniques et humaines nécessaires, proposer des modes d’organisation adaptés, aider notre client à définir les attendus d’un contrat de services pour le service informatique et les Directions, Services et équipes concernés
  • Accompagner la Direction Générale dans l’évaluation financière et l’analyse du ROI des projets informatiques menés en vue notamment de mettre en évidence les conséquences positives de la mise en œuvre des projets, tant au plan financier que sous l’angle des conditions de travail
  • Définir le plan d’actions chiffré permettant d’atteindre les objectifs (Feuille de Route)

L’enjeu est ainsi de disposer d’un nouveau cadre de référence présentant l’évolution des systèmes ou organisations auditées et leur exploitation à court, moyen et long terme, en cohérence avec les orientations stratégiques et enjeux définis par la Direction Générale.

Enfin, plutôt que de fournir éléments livrables ou de travail en fin de mission, nous préconisons une livraison itérative et progressive des différents éléments attendus par nos Clients au fur et à mesure de l'avancement de l’Audit et du Diagnostic (Notes, Comptes-rendus, documents intermédiaires, ...).

Les résultats de l’Audit et ses recommandations font généralement l'objet d'une ou plusieurs présentations en groupe avec des supports, notamment de type PowerPoint, et de tâches de transfert de connaissance, voire de formation, afin que le Client prenne entièrement possession de son contenu.

Audit et examen de l’organisation des services informatiques

Dans l’analyse de la performance faite pour chaque Audit et diagnostic, il y a également celle du service informatique en charge. Pour cela, ACTIS-Innovation examine l’organisation informatique du client sur plusieurs thèmes, composés eux-mêmes de critères d’analyse « performance / compétence » :

  • Examen des compétences de l’Equipe (capacités, couverture, expertise, recouvrement, attitude, …) :
  • Appréciation de la formation, de la qualification et de l’aptitude des personnels en charge des SI
  • Etude des évolutions possibles de l’organisation du service informatique et de l’impact sur le fonctionnement de l’ensemble des services de l’entreprise
  • Identification des éventuelles mutualisations et optimisations à développer en externalisant tel service ou telle activité
  • Audit des méthodes d’organisation et de pilotage de projets informatiques et de la maîtrise qu’en possèdent les acteurs du système d’information
  • Analyse des méthodes de contrôle, de suivi et de planification

Audit et digitalisation de systèmes d’Archivage

L’audit d’Archivage consiste en un accompagnement dans l’élaboration d’un plan pratique “à faire ou faire faire” permettant la libération des espaces occupés par les archives physiques au travers d’une méthodologie et au regard de la règlementation afférente à toutes natures de documents, et en l’élaboration d’un plan de classement et d’archivage numérique respectant la législation en vigueur. Pour cela nous suivons un process de cartographie et de digitalisation adapté par ACTIS-Innovation au contexte de chaque Client :

  • Prise en compte du contexte de l'audit nécessaire pour établir un recensement exhaustif des lieux de stockage d'archives papier et dématérialisé, d'identifier leur provenance et si possible leur contenu, sur la base de tous les documents, renseignements et informations fournis en début de mission
  • Entretiens avec le responsable du service des Archives pour identifier les typologies de lieux de stockage, les personnes à rencontrer avec leurs coordonnées et les spécificités de chaque lieu géographique
  • Analyse de l’état connu de l’archivage détaillé par service, à comparer au tableau de synthèse et indications sur les producteurs d’archives au sein des différents services de la collectivité
  • Afin de proposer une logique simple et fiable pour apurer l’arriéré d’archivage, nous identifions la typologie de chaque document, et proposons d’éliminer l’ensemble des doublons, ainsi que tous les documents dont la durée de rétention légale est dépassée (dépassement de la durée d’usage administratif - DUA).
  • Etablissement de recommandations adaptées issues de notre forte connaissance des obligations légales en matière d’archivage, mais qui pour autant vous nous permettre de bien identifier :

    • ‣ ce que nous allons pouvoir proposer à la destruction,

    ‣ ce qu’il faudra éventuellement rendre à son auteur,

    ‣ ce qu’il faudra digitaliser afin d’en posséder une version numérique,

    ‣ ou ce qu’il faudra conserver en archivage, en définissant alors dans quelle typologie d’archives nous allons devoir les stocker (archives courantes, VNA, archives mortes, …),

    ‣ et bien sûr en respectant la politique d’archivage définie par le service des archives de notre Client :

La séparation entre une Gestion Électronique de Documents pour supporter le stockage, l’indexation et la recherche des documents vivants, et une Gestion des Archives Digitales en tant que telle sera effectuée à ce niveau, et permettra de définir les produits de GED et de SAE susceptibles d’équiper l’entreprise.

A l’issue, ACTIS-Innovation rédige l’ensemble des documents livrables de l’Audit et les associe à un plan de classement digital, à considérer également comme un outil de communication interne sur les procédures d’archivage.